يهدف توجيه الاتحاد الأوروبي الجديد للأسواق في الأدوات المالية (MIFID II) الذي يدخل حيز التنفيذ هذا العام إلى تحسين أداء الأسواق المالية. كجزء من هذا الهدف الشامل ، يتطلب الأمر من الشركات التي تقدم خدمات مالية ومشورة لتسجيل الاتصالات - بما في ذلك المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات وجهاً لوجه - التي تتعلق بالمعاملات المالية. يجب أن تتضمن هذه التفاصيل وشروط أي طلبات يتم تقديمها. يجب الاحتفاظ بالتسجيلات لمدة خمس سنوات - سبع سنوات في بعض الحالات - أو طوال مدة العلاقة مع العميل ، ويمكن استخدام التسجيلات من أجل اكتشاف أي إساءة في السوق.
الأهم من ذلك ، يغطي MiFID II بعض الشركات ، ولا سيما وسطاء التأمين وشركات تجارة السلع ، والتي لم تندرج في نطاق تشريع MiFID الأصلي لعام 2007. وهذا يعني أن شريحة جديدة بالكامل من الشركات ستحتاج الآن إلى الامتثال للقواعد ، بما في ذلك المستشارون الماليون المستقلون وسماسرة الرهن العقاري.
عندما يتعلق الأمر بأنظمة الاتصالات ، فإن هذا يضع بعض المتطلبات الجديدة على التكنولوجيا. إذن ما الذي يجب عليك فعله وما هي الخيارات المتاحة؟
أنظمة الهاتف التقليدية
مع أنظمة الهاتف الثابت التقليدية ، لديك خيار إضافة أجهزة التسجيل في الموقع. يؤدي هذا عادةً إلى تسجيل المكالمات على القرص الصلب ، لذلك تحتاج إلى التأكد من أن لديك سعة تخزين كافية للتعامل مع حجم المكالمات التي يلزمك أرشفتها. يوفر بعض مقدمي الخدمة الآن القدرة على تسجيل المكالمات الأرضية وحفظها على السحابة ، كما تتيح هذه التقنية التسجيل من هواتف فردية.
إذا كان لديك بروتوكول بدء الجلسة (SIP) نظام الهاتف، تتوفر مرة أخرى خيارات التسجيل في الموقع، على الرغم من أنها قد تكون باهظة الثمن، ومرة أخرى، تواجه مشكلة أحجام التخزين والأرشفة. تتوفر خيارات التسجيل السحابي التي تلغي الحاجة إلى الأجهزة، ولكن من المهم التحقق من توافقها مع قواعد FCA.
مكالمات المحمول
يقضي العديد من المستشارين الماليين وقتًا طويلاً خارج المكتب ، لذا فإن التعامل مع مشكلة مكالمات المحمول يمثل مشكلة خاصة. يمكنك حظر استخدام الأجهزة المحمولة ، ولكن هذا إجراء قاسي يقلل من المرونة والإنتاجية.
يمكن تثبيت عميل تسجيل على الأجهزة المحمولة دون الحاجة إلى تغيير الجهاز. هذا ، ومع ذلك ، يلتقط المكالمات الصوتية فقط واللوائح تتطلب أن يتم التقاط الرسائل النصية أيضًا. قد يكون الحل هو التبديل إلى استخدام تسجيل SIMS ، والتي تكون قادرة على تسجيل حركة مرور الصوت والرسائل النصية القصيرة كما هو مطلوب. هناك تكلفة متضمنة في ذلك وقد يعني ذلك أنه يتعين عليك تبديل عقد هاتفك المحمول.
إنهاء الصوت على الصوت عبر بروتوكول الإنترنت
وعلى نحو متزايد، تتجه الشركات في جميع الصناعات إلى الصوت عبر بروتوكول الإنترنت أنظمة الهاتف القائمة من أجل توفير تكاليف المكالمات والاستفادة من قدر أكبر من المرونة. يقدم معظم مزودي خدمة VoIP شكلاً من أشكال تسجيل المكالمات. ومع ذلك، فإن هذا عادة ما يأتي بتكلفة. من المهم أيضًا التحقق مرة أخرى من أن التسجيل يمثل شكوى من هيئة مراقبة السلوكيات المالية (FCA) وأنه سيتم الاحتفاظ بالمكالمات للفترة المطلوبة.
بالطبع ، يمكن توسيع نطاق خدمة نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) ليشمل هواتف عملك. هذا له ميزة إضافية وهي أنه يمكن تسجيل جميع المكالمات سواء كانت مصنوعة من المكتب أو أثناء التنقل.
اعتبارات العمل
كما رأينا ، هناك عدد من خيارات التسجيل المتاحة وفقًا لنوع أنظمة الاتصالات التي تستخدمها. الخطوة الأولى هي التحقق من الموردين الحاليين لمعرفة الخيارات المتاحة لديهم والتكاليف الإضافية.
ستحتاج أيضًا إلى التحقق من أن أي أنظمة إعادة ترميز معروضة متوافقة مع FCA. إذا وجدت أن مزودك الحالي يقدم نظامًا غير متوافق ، فقد تحتاج إلى التفكير في تبديل الأنظمة. هنا مرة أخرى ، قد تكون هناك تكاليف متضمنة ، ولكن إذا كانوا على دراية بأنك شركة خدمات مالية وتحتاج إلى تسجيل مكالمات متوافق ، فسيجدون صعوبة في تبرير فرض غرامة عليك مقابل تبديل مقدمي الخدمة من أجل الحصول على خدمة مناسبة الخدمات.
من أجل التقاط جميع المكالمات التي قد تحتوي على نصيحة مالية ، سيتم إغراء العديد من الأشخاص بتسجيل كل شيء. تكمن المشكلة في ذلك في النهاية بكمية كبيرة من البيانات التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها لفترة طويلة ، قد لا يكون كثير منها ذا صلة. يمكنك أيضًا مواجهة مشكلات الخصوصية عن طريق تسجيل المكالمات التي تقع خارج نطاق التشريع.
لحسن الحظ ، هناك إجابة تكنولوجية لهذا في شكل أنظمة تسجيل ذكية. يمكن أن تستخدم هذه التحليلات للإشارة إلى كلمات معينة أو تحديد أنواع معينة من المكالمات ، بحيث يمكنك التأكد من أنك تحصل على المعلومات التي تحتاجها للحفاظ على ما لا تريده وتجاهله. يمكن أن تساعد هذه التقنية أيضًا في تحديد الموظفين الذين لا يمتثلون للقواعد.
